Votre facture est-elle vraiment conforme ?

La liste complète des mentions obligatoires

Quinze mentions s’imposent à toute facture entre professionnels, auxquelles s’ajoutent quatre mentions conditionnelles selon votre régime de TVA et la qualité de votre client. Le vérificateur ci-dessus n’affiche que celles qui vous sont opposables ; voici l’inventaire entier.

Les quinze mentions dues dans tous les cas

1. Votre identité complète — nom ou raison sociale, adresse du siège, forme juridique et capital social le cas échéant.
2. Votre numéro SIREN ou SIRET, ainsi que le RCS suivi de la ville du greffe si vous y êtes immatriculé.
3. Le numéro de facture, issu d’une séquence chronologique continue et sans rupture.
4. La date d’émission de la facture.
5. La date de la prestation ou de la livraison, lorsqu’elle diffère de la date d’émission.
6. L’identité et l’adresse du client, et son adresse de facturation si elle est distincte.
7. La désignation précise des prestations — nature, quantité, prix unitaire hors taxes de chaque ligne.
8. Le total hors taxes, par taux de TVA applicable.
9. Le montant de la TVA et le taux appliqué, ou la mention d’exonération correspondante.
10. Le total toutes taxes comprises, montant net à payer.
11. Les rabais, remises et ristournes acquis à la date de la vente et directement liés à l’opération.
12. La date d’échéance du règlement — une date, pas seulement un délai en jours.
13. Le taux des pénalités de retard applicable en cas de paiement tardif. Mention sanctionnée en elle-même.
14. L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Également sanctionnée en elle-même.
15. Les conditions d’escompte pour paiement anticipé, ou la mention qu’aucun escompte n’est accordé.

Les quatre mentions conditionnelles

• Franchise en base de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Obligatoire dès lors que vous ne facturez pas de TVA à ce titre.
• Client professionnel dans l’Union européenne : les numéros de TVA intracommunautaire des deux parties, et la mention « Autoliquidation » au titre de l’article 283-2 du CGI pour une prestation de services.
• Activité réglementée : les coordonnées de votre assureur professionnel et la couverture géographique du contrat.
• Client particulier : les coordonnées du médiateur de la consommation, et l’information sur le droit de rétractation pour un contrat conclu à distance.

Les deux mentions que presque tout le monde oublie

Sur les factures de freelances, ce ne sont ni le numéro SIRET ni la date qui manquent. Ce sont les deux mentions relatives au retard de paiement — et ce sont précisément celles qui sont sanctionnées.

Le taux des pénalités de retard

Votre facture doit indiquer le taux applicable en cas de retard. Vous pouvez renvoyer au taux légal ou fixer le vôtre, à condition qu’il ne descende pas sous trois fois le taux d’intérêt légal. Le taux en vigueur change deux fois par an. L’absence de cette mention est une infraction autonome : elle est sanctionnée même si aucun client n’a jamais payé en retard.

L’indemnité forfaitaire de 40 €

Même chose, et même sanction. La mention doit figurer sur la facture et dans vos conditions générales. Le montant de l’amende administrative encourue peut atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale — sans commune mesure avec l’effort que représente une ligne de texte.

La numérotation, l’autre piège

Vos factures doivent être numérotées selon une séquence chronologique continue, sans trou. Une facture annulée ne se supprime pas : elle s’annule par un avoir. Sauter un numéro parce qu’un devis n’a pas abouti est une irrégularité classique, et c’est l’un des premiers points regardés en cas de contrôle.

Combien de temps les conserver ?

Dix ans à compter de la clôture de l’exercice, au titre des obligations comptables. La facture électronique doit être conservée sous une forme qui garantit son authenticité, son intégrité et sa lisibilité pendant toute cette durée : un PDF dans un dossier Drive ne coche pas toutes les cases.